Estar al día de las ayudas que se publican sin que se nos pase ni una puede ser una tarea hercúlea que nos consuma mucho tiempo. Teniendo en cuenta todos los boletines oficiales de las CC.AA. y provinciales, más otras fuentes de información, nos encontramos que tenemos que consultar docenas y docenas de webs para que no se nos escape nada.

¿Cuánto tiempo necesitas para consultar diariamente todas estas fuentes de información? Horas y horas. Teniendo en cuenta que el tiempo es dinero, podríamos invertir más tiempo en consultar estas webs que el beneficio que podríamos obtener de estas ayudas.

CASO PRÁCTICO: ESTO, SEGURO, QUE TAMBIÉN TE HA PASADO A TI…

EL PROBLEMA

A este problema se enfrentaba una asociación que necesitaba conocer todas las ayudas que se publican en los boletines oficiales y resto de fuentes relevantes. No disponía de tiempo para poder consultar por sí misma estas webs y seleccionar la información relevante. Nos planteó este problema en busca de una solución cómoda y asequible que le permitiera gestionar toda esta información.

En este contexto es donde entra en juego la vigilancia de fuentes a través de la programación de herramientas de captura de información combinadas con la supervisión de un analista para que la información seleccionada se adapte a las necesidades de la asociación. No basta con crear un sistema de alertas por palabras clave, se hace necesario un filtro posterior por una persona para separar el grano de la paja. Además, es necesario que el formato de entrega sea práctico para el usuario final, ya que a menudo los sistemas de alerta se limitan a ser correos electrónicos con un chorizo de información sin clasificar y sin revisar.

LA SOLUCIÓN

Para esta asociación planteamos un sistema que combina las herramientas de captura automática con la supervisión de un profesional y que además almacena y clasifica la información en un archivo. En este caso, se utiliza un Excel ya que la asociación prefería este tipo de archivo a cualquier otro. De esta forma, el cliente obtiene un Excel con todas las ayudas de su interés que se han publicado, clasificadas en base a sus criterios y almacenadas desde el momento en que comienza la vigilancia.

El formato Excel permite el uso de filtros, de tal forma que es posible localizar la información de manera rápida y cómoda, además de poder añadir, editar y eliminar información en cualquier momento. Su flexibilidad hace que pueda adaptarse a cualquier necesidad de cualquier organización. Además es posible usar tablas dinámicas para analizar la información y crear indicadores. Aunque también es posible usar otro tipo de formatos, como Access, MySQL, etc.

¿POR QUÉ ES INTERESANTE REALIZAR UN SISTEMA DE VIGILANCIA DE AYUDAS Y SUBVENCIONES?

En este caso pudimos aportar una solución a la asociación que le ahorró dinero, le aportó la seguridad de no “dejarse nada”, y le facilitó el trabajo a la hora de “monitorizar” qué ayudas le beneficiaban.

Así que si en tu día a día rastreas ayudas y subvenciones, llámanos o escríbenos porque seguro que te podemos ayudar…