8 pasos para crear un Sistema de Información para la Exportación

Exporto o quiero abordar la exportación y para ello necesito estar informado sobre el mercado destino, sobre competidores, distribuidores, clientes, normativa, evolución del mercado, situación del país, etc.

Sé, porque me lo han contado, he ido a un curso, lo he visto, que se puede estar informado y sacar provecho de esto para vender más y mejor, pero entre el día a día, no encuentro tiempo para organizarme ni para leer toda la información que tengo, porque la verdad, ¡me llega demasiada información y encima a veces no es la que me hace falta a mí!

Pues bien, aquí os recomendamos unos cuantos pasos que si los dais al principio, seguro que os garantizarán una buena información. Son los primeros pasos, por eso hay que darlos seguros, sin prisas, pero sin hoy los damos bien, luego podremos andar sin tropezones o sin caernos.

1.Reflexionar: ¿qué quiero saber?

Poner nombres y apellidos a los conceptos y objetos que quiero vigilar: países, nombres de empresas, de personas, indicadores, productos, marcas, tecnologías. De forma que cuando alguno de ellos cambie, yo tenga que tomar una decisión. Y todo ello programarlo en mi “Sistema de información para la exportación” (sí, de esto surgirá un Plan de información para la exportación (SIEX)).

2.Localizar quién tiene esa información.

Ya sé qué quiero saber, y ahora… ¿quién tiene esa información? ¿Quién la genera? Tengo que ir siempre hacia el origen de la información. ¿Para qué leer que alguien dice que otro dice que aquel… si puedo ir directamente a quien produce la información? Recordemos que hay muchos tipos de fuentes de información: oficiales, empresas, publicaciones, boletines oficiales… por supuesto todo esto lo registraremos en nuestro SIEX.

3.Localizar dónde está depositada esa información.

Muchas veces estará en la web, en ese caso tengo que tener esa dirección web guardada y localizable sin problemas, y cuando no está en la web tendré que saber cómo acceder a ella con el menor coste posible. Nuestro SIEX se verá alimentado con esto.

4.Planificar cuándo y cómo obtener esa información.

Sí, ya sé qué quiero saber, quién lo sabe y dónde está, pero yo tengo que obtener esa información y darle valor. Para ello me tendré que programar y destinar unos recursos. En este caso tendré que decidir si una información la necesito a diario, semanalmente, mensualmente, esporádicamente, etc. El SIEX debe recoger estas conclusiones.

5.Decidir quién sabe y qué sabe.

Esto ya dependerá del tamaño de la empresa, pero lógicamente a unas personas les interesará conocer unas cosas y a otras personas otros temas. Y al algunas todo. Esto también tiene que estar escrito en nuestro SIEX.

6.Destinar recursos.

Es obvio que para desarrollar todo esto necesitamos recursos. Sobre todo personas y fuentes de información. Deberemos estudiar cuánto tiempo nos va a llevar desarrollar todo este Sistema de información para la exportación. Debemos buscar la máxima eficiencia, para ello tendremos que plantearnos las herramientas más ágiles para procesar toda la información desde su obtención a distribución final. Tal vez nos sea suficiente con una consulta web y un correo electrónico, pero si el volumen de información va creciendo es muy posible que nos haga falta utilizar softwares que nos permitan automatizar tareas.

7.Utilizar y dar valor a la información.

Si no ¿para qué sirve todo esto?

8. Revisar las necesidades de todo el SIEX (Sistema de información para la exportación).

Conforme avanzamos en nuestros mercados las necesidades de información irán variando, y con ellas todo los elementos que componen nuestro SIE. El propio Sistema debe recoger estas revisiones.